Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO
EMENDO Event + Congress GmbH & Co. KG | 13.08.2024
Uns ist ein transparenter Umgang hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns ein Anliegen. Mit den nachstehenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Einzelnen umgehen. Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Webseite informieren wir Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Übergreifende Angaben
gültig für alle folgenden Beschreibungen von Datenverarbeitung
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist
EMENDO Event + Congress GmbH & Co. KG
Riedstraße 25
73760 Ostfildern, Deutschland
Phone: +49 711 4605376-0
E-Mail: post@emendo-events.de
Website: www.emendo-events.de
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die
DataCo GmbH
Dachauer Str. 65
80335 München
E-Mail: datenschutz@dataguard.de
Betroffenenrechte
1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen und das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
3. Recht auf Löschung (Art. 17 und 18 DSGVO)
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
4. Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden (Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DSGVO).
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
6. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 Abs. 1 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
7. Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO)
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet
8. Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DGSVO)
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DGSVO).
9. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO)
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. In diesem Fall haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung (Art. 22 DSGVO).
10. Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
für Bewerber
1. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
EMENDO erhebt im Rahmen des Bewerberprozesses folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefon- / Mobilfunknummer
- Sämtliche personenbezogene Daten, die in der Bewerbung enthalten sind (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, etc.)
Auf folgende Art und Weise erhebt EMENDO personenbezogene Daten von Bewerbern:
- Direktbewerbung über die Website mittels ClickUp-Bewerbungsformular
- Bewerbung per E-Mail, direkt an einen Mitarbeiter gerichtet oder an die allgemeine E-Mail-Adresse post@emendo-event.de
- Postalische Bewerbung
- Linkedin Sofortbewerbung
- HeyJobs Direktbewerbung
- Personalvermittler
- Kandidaten, die von EMENDO auf LinkedIn angeschrieben werden
2. Zwecke der Verarbeitung und deren Rechtsgrundlage
Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
- Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videotelefonie)
- Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsprozess
Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO verarbeitet.
Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DS-GVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO
Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DS-GVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.
Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. Art. 26 Abs. 2 BDSG
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung abgegeben haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. Art. 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet.
Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG
Wir verarbeiten Ihre Daten, um eine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Hierzu erfolgt eine gesonderte Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus den folgenden Gründen:
- Die ordnungsgemäße Durchführung und Optimierung des Bewerbungsverfahrens
- Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten – Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. der Gesundheitsdaten, der Religionszugehörigkeit oder der Nationalität erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO verarbeitet.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten und Drittlandübermittlungen
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:
- Intern erhalten nur berechtigte Mitarbeiter über ein Berechtigungskonzept Zugriff auf die Daten eines Bewerbers.
- Auftragsverarbeiter
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:
- DocuSign, Inc., San Francisco, USA
- Mango Technologies, Inc. DBA ClickUp,San Diego, USA
- Calendly, Inc., Buford, USA
Zwecks Kommunikation mit Bewerbern nutzen wir den Dienst Microsoft 365, inkl. Microsoft Teams des Dienstleisters Microsoft Operations Ltd. in Dublin, Irland. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Wir verwenden ebenfalls die Software Calendly. Über Calendly können wir Nutzern auf unserer Seite eine vereinfachte Terminvereinbarung ermöglichen, indem freie Termine bei entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angezeigt und gebucht werden können.
Es werden dadurch folgende personenbezogene Daten durch Calendly verarbeitet:
- Name
- Vorname
- E-Mail-Adresse
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Calendly finden Sie unter: https://calendly.com/legal
Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o.g. personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unserer Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit diesen Empfängern ist. Eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln kann durch eine formlose E-Mail an uns angefordert werden.
4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die unter IV. genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, bzw. Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (im Fall der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:
- wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
- wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.
Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:
- Nach Entscheidung über Nichtbesetzung: 180 Tage Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 224 Zivilprozessordnung (ZPO)).
Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten mit dem Wegfall des Zweckes, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.
für Kunden und Interessenten
1. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
1.1 Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden
Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende Daten zu Ihrer Person:
- Vorname
- Nachname
- Anrede
- Titel und akademische Grade
- Unternehmensname
- Position im Unternehmen
- Geschäftliche Anschrift
- Bankverbindungsdaten
- Steuer-ID
- Kundennummer
- Ihre E-Mail-Adresse,
- Ihre Mobilfunknummer
- Ihre Festnetznummer
- Zugeordnete Rolle innerhalb der Software EM.EX und der daran angelehnten Berechtigungen
- Sämtliche personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Kundenkommunikation zur Verfügung gestellt werden
- Auftrags-/ Anfragevolumina
Teilnehmermanagement-Software EM.EX:
EMENDO betreibt die Teilnehmermanagement-Software EM.EX. In das Backend dieser Software werden Mitarbeiter von Kunden durch die zuständigen EMENDO-Projektmanager eingeladen. Es werden dort insbesondere Daten von Personen (z.B. Veranstaltungsteilnehmern) verarbeitet, die ihre Betroffenenrechte gegenüber den Kunden von EMENDO geltend machen. Für EM.EX gilt die dort bereitgestellte Datenschutzerklärung in der jeweilig gültigen Fassung.
Auf folgende Art und Weise erhebt EMENDO Daten von interessierten Personen und Kunden:
- Anfragen über das Kontaktformular auf der Webseite
- Anfragen per Nachricht an EMENDO Mitarbeiter, z.B. per E-Mail, Linkedin Messages oder andere Kommunikationskanäle.
- Anfragen auf Messen oder anderen Veranstaltungen, an denen Daten an Mitarbeitern von EMENDO mit dem Ziel der Kontaktaufnahme weitergegeben werden.
- Eigene Recherchen über potenzielle Interessenten auf Branchenverzeichnissen, Kontaktangaben auf Webseiten oder berufliche Netzwerke.
- Eigenständige Buchung eines Termins einer interessierten Person.
- Abfrage der personenbezogenen Daten nach Vertragsabschluss mit EMENDO bei der Person selbst oder Erhalt personenbezogener Daten durch einen Mitarbeiter des Kundenunternehmens. Dies kann auch Mitarbeiter von Dienstleister des Kundenunternehmens betreffen.
- Eingabe von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern durch einen Administrationsmitarbeiter des Kunden in EM.EX.
1.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Um Ihre Anfrage als Interessent zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage beantworten zu können.
- Um vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen – hierzu gehört z.B. die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebotes oder individuelle Vereinbarung und Übermittlung von Vertragskondiktionen mit dem Ziel des Vertragsschlusses.
- Um Ihre Kontaktdaten in unsere Kunden- und Kontaktdatenbank aufzunehmen.
- Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon)
- Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses
- Kundenverwaltung und Kundenbetreuung – insb. die Bearbeitung von Kundenanfragen
- Um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen optimal zu informieren. Dazu gehört auch der Versand von (Direkt-)Werbung per E-Mail oder per Telefon
- Um Sie als unseren Kunden optimal zu betreuen. Hierzu gehört insbesondere die Kommunikation mit Ihnen per E-Mail, Mobilfunk oder per Festnetznummer
- Um eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Rechnungen ausstellen zu können.
- Um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen. Hierzu gehört z.B. die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an das Finanzamt.
- Zum Zwecke der Bereitstellung von Information unserer Dienstleistungen
- Zum Zwecke der Durchführung von Marketinginitiativen wie: Newsletterversand, Produktupdates, Einladungen zu Veranstaltungen und Webinaren
- Zur Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen.
- Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Um Ihre Zufriedenheit mit unseren Produkten und Dienstleistungen abzufragen
1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung
Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 5, 7 DS-GVO.
Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Vertrages mit Ihnen
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Diese gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vor- und nachvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich z.B. aus steuerrechtlichen und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses
Rechtsgrundlage zum Zwecke der Direktwerbung kann bei Vorliegen unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO darstellen. Die hierbei von uns verfolgten berechtigten Interessen - neben den unter 1.2 aufgeführten Zwecken – umfassen:
- Um Sie im Wege des Direktmarketings optimal über unsere Produkte, Angebote und Dienstleistungen informieren zu können;
- In der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere um Ihre Anfragen per E-Mail und/ oder Telefon beantworten zu können;
- Um Kundenfeedback zur Verbesserung der Kundenerfahrung, Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen zu erhalten
Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist ebenfalls unser berechtige Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO.
2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
- Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist.
- Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:
- Freelancer
- Auftragsverarbeiter
- Behörden z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt, Datenschutzaufsichtsbehörden, Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
- Abrechnungspartner
- Inkassounternehmen
- Kreditinstitute
- Paketdienstleister
- Post
- Rechtsanwalt, Steuerberater
- Wirtschaftsprüfer
- Verbundunternehmen
Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Dienstleister übermittelt:
- Brainformatik GmbH, Richard-Wagner-Str. 14b, 84453 Mühldorf a. Inn
- LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland
- Microsoft Operations Ltd. in Dublin, Irland
EMENDO nutzt zwecks geschäftlicher Kommunikation mit Kunden und Interessenten den Dienst Office 365, inkl. Microsoft Teams.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:
- Gitlab In., San Francisco, USA
- DocuSign, Inc., San Francisco, USA
- Mango Technologies, Inc. DBA ClickUp, San Diego, USA
- Intuit Inc., Mountain View, Kanada
- Calendly, Inc., Buford, USA
Über Calendly können wir Nutzern auf unserer Seite eine vereinfachte Terminvereinbarung ermöglichen, indem freie Termine bei entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angezeigt und gebucht werden können.
Es werden dadurch folgende personenbezogene Daten durch Calendly verarbeitet:
- Name
- Vorname
- E-Mail-Adresse
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Calendly finden Sie unter: https://calendly.com/legal
Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o.g. personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unserer Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit diesen Empfängern ist. Eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln kann durch eine formlose E-Mail an uns angefordert werden.
3. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:
- Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen
- Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich
- Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag, geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.
Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre - befristete - Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
4. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Für einen (geplanten) Abschluss- sowie die Durchführung des Vertrages mit Ihnen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet (siehe insbesondere die unter „1.3“ aufgezählte Normen) sind. Diese Verpflichtung ergibt sich auch aus dem Gesetz, z.B. § 14 UstG. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen.
für Lieferanten und Dienstleister
1. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
1.1 Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden
EMENDO verarbeitet personenbezogene Daten von Lieferanten und Dienstleistern. Dies ist notwendig für den Geschäftsbetrieb. Folgende Daten werden hierbei verarbeitet:
- Vornam
- Nachname
- Geschäftliche Anschrift
- Unternehmensname
- Bankverbindung
- Ihre E-Mail-Adresse
- Ihre Mobilfunknummer
- Ihre Festnetznummer
- Titel und akademische Grade
- Position im Unternehmen
- Sämtliche personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Kommunikation zur Verfügung gestellt werden
Auf folgende Art und Weise erhebt EMENDO Daten von Personen:
- Erhalt von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person durch Kontaktaufnahme durch Lieferanten / Dienstleister
- Erhalt von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person durch Kontaktaufnahme durch EMENDO
- Recherche in Branchenverzeichnis oder Webseiten
1.2 Zwecke der Datenverarbeitung
Ihre Daten verarbeiten wir zu folgenden Zwecken:
- Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Vertragsverhältnisses
- Durchführung von Bestellungen
- Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse
- Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und weiteren Entwicklung unserer Produkte
1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung
Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 5, 7 DS-GVO.
Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Vertrages mit Ihnen
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Diese gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vor- und nachvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich z.B. aus steuerrechtlichen und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten und Drittlandübermittlung
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist.
Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:
- Freelancer
- Auftragsverarbeiter
- Behörden z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt
- Abrechnungspartner
- Kreditinstitute
- Paketdienstleister
- Post
- Rechtsanwalt, Steuerberater
- Wirtschaftsprüfer
- Verbundunternehmen
Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Dienstleister übermittelt:
- Microsoft Operations Ltd. in Dublin, Irland
Zur Übermittlung von E-Mails und Speicherung von Kontakten von Lieferanten und Dienstleistern nutzen wir den Dienst Microsoft 365, inkl. Microsoft Teams des Dienstleisters Microsoft Operations Ltd. in Dublin, Irland. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:
- DocuSign, Inc., San Francisco, USA
- Mango Technologies, Inc. DBA ClickUp, San Diego, USA
- Calendly, Inc., Buford, USA
Über Calendly können wir Nutzern auf unserer Seite eine vereinfachte Terminvereinbarung ermöglichen, indem freie Termine bei entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angezeigt und gebucht werden können.
Es werden dadurch folgende personenbezogene Daten durch Calendly verarbeitet:
- Name
- Vorname
- E-Mail-Adresse
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Calendly finden Sie unter: https://calendly.com/legal
Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o.g. personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unserer Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit diesen Empfängern ist. Eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln kann durch eine formlose E-Mail an uns angefordert werden.
3. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:
- Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich
- Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag, geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.
Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre - befristete - Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
4. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Für einen (geplanten) Abschluss- sowie die Durchführung des Vertrages mit Ihnen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet (siehe insbesondere die unter „1.3“ aufgezählte Normen) sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen.