Teilnehmermanagement mit EM.EX

Als Eventmanager kennst du das: kurz vor der Veranstaltung kommen nochmal zig Änderungen rein. Eine Stornierung ist in einer alten Excel-Datei gelandet. Am Check-in suchen mehrere Personen gleichzeitig nach demselben Namen. Und niemand weiß mit Sicherheit, welche Liste gerade aktuell ist.

Solche Situationen entstehen selten durch einen einzelnen Fehler. Meist liegt es daran, dass das Teilnehmermanagement keine klare Struktur und keine Prozesse hat.

Bei EMENDO arbeiten wir seit über 20 Jahren mit Eventmanagerinnen und Eventmanagern. Wir kennen die Stellen, an denen Prozesse unnötig kompliziert werden oder Informationen verloren gehen. Deshalb bildet unsere Software EM.EX das digitale Teilnehmermanagement in einem durchgängigen System ab: von der Einladung über die Anmeldung und Abrechnung bis zum Einlassmanagement und Reporting.

Was ist Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement umfasst alle organisatorischen und kommunikativen Abläufe rund um die Menschen, die an einer Veranstaltung teilnehmen oder involviert sind. Der Prozess beginnt mit der Einladung und endet keinesfalls mit dem Check-in der Gäste. Auch alle anderen Stakeholder wie Referenten, Aussteller und Staff gehören professionell verwaltet.

Vor dem Event gehören Einladungsmanagement, Anmeldemanagement, Ticketing und die laufende Kommunikation dazu. Während der Veranstaltung stehen die Teilnehmerverwaltung, der Einlass, der Badgedruck und aktuelle Anwesenheitszahlen im Mittelpunkt. Nach dem Event folgen Reporting, Datenexport und Follow-up.

Je größer und komplexer eine Veranstaltung wird, desto mehr Abhängigkeiten entstehen. Unterschiedliche Ticketkategorien, mehrere Sprachen, Gruppenbuchungen, Wartelisten, individuelle Zugriffsrechte und klare Anforderungen an Datenschutz und Abrechnung müssen sauber zusammenspielen.

Genau dafür ist eine Teilnehmermanagement Software da: Sie führt die einzelnen Schritte in einem nachvollziehbaren Prozess zusammen.

Warum der erste Eindruck über dein Event entscheidet

Der Check-in ist häufig der erste persönliche Kontaktpunkt zwischen deinen Gästen und deinem Event. Lange Warteschlangen, fehlende Anmeldungen oder falsch gedruckte Badges sorgen direkt für Unruhe. Ein schneller und klar organisierter Einlass vermittelt dagegen von Anfang an Wertschätzung.

Wenn dein Teilnehmermanagement wirklich gut ist, bekommt es keiner mit. Die Teilnehmenden müssen nicht wissen, wie viele Prozesse gleichzeitig laufen. Sie sollen zum richtigen Zeitpunkt die nötigen Infos erhalten, auf dem Event ihren QR-Code zeigen, ihr Badge erhalten und ohne unnötige Wartezeit auf die Veranstaltung kommen.

Mit zunehmender Teilnehmerzahl lässt sich dieser Ablauf kaum noch zuverlässig per Hand steuern. Dann braucht es ein Teilnehmermanagement Tool, das aktuelle Daten bereitstellt und Einladungsmanagement, Event-Registrierung, Check-in und Auswertung miteinander verbindet - für alle Stakeholder nach deren Bedürfnissen im Eventkontext.

EM.EX übernimmt genau diese Verbindung. Du arbeitest mit einer gemeinsamen Datenbasis, statt Informationen zwischen verschiedenen Dateien und Einzellösungen abzugleichen.

Was gehört zum Teilnehmermanagement mit EM.EX?

EM.EX ist unsere modulare Eventsoftware für professionelles Gästemanagement und digitales Teilnehmermanagement. Die Software ist mehrsprachig und wird so konfiguriert, dass sie zu den Abläufen deiner Veranstaltung passt.

Dabei entscheidest du, welche Funktionen du tatsächlich brauchst. Ein Kongress mit mehreren Ticketkategorien stellt andere Anforderungen als ein Firmenjubiläum oder eine Roadshow. Die Teilnehmerverwaltung muss diese Unterschiede abbilden können, ohne dass dein Team den eigenen Prozess an ein starres System anpassen muss.

Anmeldung und Ticketing

In EM.EX bildest du unterschiedliche Teilnehmerarten, Ticketkategorien und Preise ab. Kontingente, Zugriffsrechte, Gruppenbuchungen, Wartelisten und Änderungen steuerst du zentral, sodass auch komplexere Anmeldeprozesse übersichtlich bleiben.

Einladungsmanagement

Kontakte lassen sich nach Zielgruppen segmentieren und mit passenden Einladungen, Erinnerungen und RSVP-Abfragen ansprechen. Über das Tracking siehst du, wer bereits reagiert hat und wo weitere Kommunikation notwendig ist.

Check-in und Badgeprintin

Beim Check-in wird der QR-Code direkt der Anmeldung zugeordnet und auf Wunsch das passende Badge gedruckt. Walk-ins werden vor Ort erfasst, während die Echtzeit-Statistik jederzeit den aktuellen Stand der Eintritte zeigt.

Abrechnung und Mahnwesen

Rechnungen, Gutschriften und Stornierungen entstehen direkt aus den Buchungsdaten. Offene Posten lassen sich über definierte Mahnstufen bearbeiten und die relevanten Daten anschließend an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Auswertung und Reporting

Während der Veranstaltung zeigt dir das Dashboard aktuelle Check-in-Zahlen und mögliche Engpässe. So wird die Event-Registrierungssoftware zur verlässlichen Datengrundlage für den gesamten Veranstaltungsprozess.

Für wen ist EM.EX das richtige Tool?

EM.EX richtet sich an professionelle Eventmanagerinnen und Eventmanager, Agenturen sowie KMUs und Konzernkunden. Unsere Kundinnen und Kunden organisieren unter anderem Kongresse, Fachtagungen, Mitarbeiterevents, Kundenveranstaltungen und Incentives.

Was diese Formate verbindet, ist ihre organisatorische Komplexität. Es gibt unterschiedliche Teilnehmergruppen, mehrere Ticketkategorien, verschiedene Sprachen sowie klare Anforderungen an Datenschutz, Kommunikation und Abrechnung.

EM.EX wurde für Menschen entwickelt, die Veranstaltungen als professionelle Dienstleistung oder als strategisches Instrument einsetzen. Das System eignet sich daher besonders für Events, bei denen mehrere Prozesse zuverlässig ineinandergreifen müssen und komplexe Abläufe abgebildet werden müssen.

Das sagen unsere Kunden:

Ich weiß, dass ich mich bei Technikfragen jederzeit auf kompetente Beratung und zuverlässige Lösungen verlassen kann.

Tanja Johler
Eventmanagement
Alfred Kärcher Vertriebs-GmbH

Der Support ist mega: lösungsorientiert, unkompliziert und persönlich.

Nadine Straubinger
Corporate Executive Management
Festo SE & Co. KG

Auch beim EventcheckIn läuft alles reibungslos.

Kerstin Schubert
Event Managerin
ETAS GmbH

Warum Excel und einzelne Baukastentools nicht (mehr) ausreichen

Excel kann eine Teilnehmerliste abbilden. Sobald mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten, Änderungen laufend hinzukommen und weitere Systeme angeschlossen werden müssen, entstehen jedoch schnell Brüche.
Unterschiedliche Dateiversionen sind dabei nur ein Teil des Problems. Excel bietet keinen integrierten Check-in, keinen automatischen Badgedruck, keine durchgängige Abrechnung und kein Echtzeit-Dashboard und keine Änderungsverfolgung. Auch die DSGVO-konforme Dokumentation der einzelnen Prozesse muss separat organisiert werden.

In der Praxis wird jede fehlende Funktion durch ein weiteres Tool ergänzt. Eine Lösung übernimmt die Einladungen, eine andere die Anmeldung, eine dritte den Check-in und eine vierte die Rechnungen. Informationen müssen mehrfach übertragen oder manuell abgeglichen werden.

Auch einfache Baukastentools bilden häufig nur einzelne Schritte ab. An einer Stelle fehlt das Badgeprinting, an einer anderen die Abrechnung oder die notwendige Flexibilität im Aufbau einer Eventanmeldung.

EM.EX ist eine vollintegrierte Eventmanagement Software. Einladung, Online-Teilnehmermanagement, Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Einlass und Auswertung greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Dadurch bleibt der Prozess auch bei vielen Beteiligten nachvollziehbar.

Teilnehmermanagement als Software oder mit Full-Service

Bei EMENDO entscheidest du, wie viel du selbst übernehmen möchtest.
Du kannst EM.EX eigenständig als Teilnehmermanagement Software nutzen. Wir richten das System ein, erklären dir die Funktionen und begleiten dich beim Onboarding. Danach steuert dein Team alles selbst.

Dieses Modell passt zu Unternehmen und Agenturen, die bereits Erfahrung mit Eventsoftware haben und ihre Prozesse intern verantworten möchten.

Alternativ übernehmen wir das Teilnehmermanagement als Full-Service-Partner. Dann kümmern wir uns je nach vereinbartem Umfang um das Setup, die Kommunikation, den Check-in vor Ort und die Nachbereitung. Dein Team kann sich auf die Inhalte und die Durchführung des Events konzentrieren, während wir die Teilnehmerprozesse betreuen.

Welches Modell zu deiner Veranstaltung passt, klären wir gerne in einem ersten kurzen Termin.

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Häufig gestellte Fragen zum Teilnehmermanagement

Was kostet Teilnehmermanagement mit EM.EX?

Das hängt von deinem Bedarf ab und davon, welche Module du nutzt. Wir machen dir gerne ein konkretes Angebot. Einen ersten Eindruck bekommst du auf unserer Preisseite.

Wie schnell ist EM.EX startklar?

Du musst nichts installieren. EM.EX läuft im Browser. Wie schnell dein erstes Event steht, hängt vor allem von seiner Komplexität ab. Beim Onboarding lassen wir dich nicht allein.

Ist EM.EX sicher und DSGVO-konform?

Ja. Deine Daten bleiben auf EU-Servern und sind zu 100 Prozent DSGVO-konform. Zusätzlich arbeiten wir mit einem eigenen Informationssicherheitsmanagementsystem. EM.EX ist Software Made in Germany.

Bekomme ich persönliche Unterstützung?

Ja. Du bekommst einen persönlichen Ansprechpartner per E-Mail, Telefon und Live-Chat. Dazu kommt ein persönliches Onboarding.