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Leistungsübersicht

Mehr zu EM.EX

Das Teilnehmermanagement auszulagern, um interne Ressourcen zu sparen, ist legitim und sinnvoll. Interne Ressourcen zu haben und zu halten, um das Teilnehmermanagement selbst zu machen, ist mindestens im gleichen Maße nachvollziehbar. Wir stellen Ihnen mit unserer webbasierten Software EM.EX dafür die passende Infrastruktur zur Verfügung: ohne Installation, ortsunabhängig, professionell und sicher!

Mit EM.EX verwalten Sie eine Veranstaltung, mit EM.EXchange bieten wir Ihnen ein maßgeschneidertes Paket zur Verwaltung mehrerer oder wiederkehrender Veranstaltungen.

Auch im Bereich Software-as-a-Service haben wir den Blick aufs Wesentliche: Ihre Veranstaltung.
Daher individualisieren wir EM.EX bis es zu Ihrer Veranstaltung passt, nicht andersherum. Als einer der führenden Anbieter im deutschsprachigen Raum legen wir unsere gesamte Erfahrung in die Waagschale.

EM.EX von „A“ wie Abstract bis „Z“ wie Zusatzprogrammierungen

Abstractmanagement
Bei wissenschaftlichen Konferenzen wird das Vortragsprogramm oft aus Einreichungen des Call for Papers zusammengestellt. Mit EM.EX konfigurieren Sie Ihre Einreichungsplattform, verwalten alle Abstracts und Referentenstammdaten, informieren über Zu- und Absage der Vortragseinreichungen.

Accounting
Kostenpflichtige Veranstaltungen bedeuten einen immensen Mehraufwand. Mit EM.EX halten Sie diesen Aufwand so gering wie möglich: Sie verwalten alle Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen bequem aus einer Übersicht, buchen Zahlungen und haben den finanziellen Status Ihres Events immer im Blick.

Check-In
Der Check-In vor Ort ist der erste Berührungspunkt des Teilnehmers mit Ihrer Veranstaltung – dafür gibt es keine zweite Chance! Mit EM.EX Check-In erfassen Sie Ihre Teilnehmer vor Ort effizient via Barcodes oder Namenssuche, drucken Namensbadges oder lösen andere individuelle Aktionen für den Teilnehmer aus.

Dashboard
Den aktuellen Anmeldestand, Hotelbuchungen, Auslastungszahlen von Workshops oder Rahmenprogrammpunkten und andere Kennzahlen Ihrer Veranstaltung erhalten Sie auf einen Blick im Dashboard.

Datenschutz
Ihre Daten liegen in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum. Mit freiwilligen Datenschutzprüfungen und der kontinuierlicher Begleitung eines Datenschutzbeauftragten sorgen wir für eine konstant hohe Sicherheit Ihrer Daten. Mit simulierten Angriffen wird dieses Höchstmaß an Sicherheit unregelmäßig extern geprüft.

Dateienup- und Download
Sie möchten, dass einige Teilnehmergruppen Dokumente hochladen und diese im Backend verwalten, sichten und weiterverarbeiten? Kein Problem.

Dokumentenmanagement
Alle Dokumente – von der Anmeldebestätigung, über die Rechnung, das Namensschild, bis hin zum Teilnahmezertifikat – werden jeweils im individuellen Design Ihrer Veranstaltung angelegt. Dabei können Sie jederzeit selbst über Texte und Layout entscheiden.

E-Mailings
Ob breit gestreuter Newsletter oder individuelles Einladungsmailung: mit EM.EX versenden Sie alle E-Mails direkt aus dem System, selbstverständlich im vorher definierten Corporate Design der Veranstaltung.

Eventwebsite
Zu einer Veranstaltung gehört auch eine Eventwebsite mit Angaben zu Ausstellern, Referenten, Programmpunkten, Locations und vielen weiteren Informationen. Mit unserer 360°-Lösung verwalten Sie Ihre Eventwebsite bequem aus dem Backend und halten diese auf einfachstem Wege aktuell: völlig ohne Programmierkenntnisse.

Fragebogen
Erfolgsevaluierung, Meinungsumfragen im Vorfeld oder allgemeines Feedback: mit unserem Surveymodul legen Sie auf einfachstem Weg Ihren individuellen Fragenbogen an – öffentlich zugänglich oder mit Login.

Gutscheincodes
Egal ob Vergünstigungen auf Teilnehmerpreise, Gutscheincodes für Aussteller oder Validierung von Mitgliedsnummern: Sie legen alle Codes selbst an, definieren Werte, Verfügbarkeiten und Kontingente. Selbstverständlich erhalten Sie auf Knopfdruck eine Auswertung über den Stand der Einlösungen.

Hotelmanagement
Hotelzimmerbuchungen und Kontingentverwaltungen werden schnell zum Kraftakt. Mit EM.EX legen Sie Hotels, Zimmer und Kontingente selbst an, verwalten diese und erhalten Gäste-Exports für Hotels. Eine automatische Auslastungskontrolle sorgt für zuverlässige Sicherheit bei der Planung.

Imports und Exports
Buchbare Leistungen, Vorjahresteilnehmer, Gutscheincodes oder andere Listen können bequem importiert werden. Dies erspart oft mühevolles Anlegen von Einzelpositionen im Backend. Im Gegenzug erhalten Sie selbstverständlich auch Exports aller wichtigen Daten. Die Exports definieren Sie sich in der Konfiguration natürlich selbst.

LeadApp
Handschriftliche Kontaktprotokolle waren vorgestern! Machen Sie das sammeln von neuen Kontakten für Ihre Aussteller einfacher – mit der EM.EX LeadApp. Ihre Aussteller scannen vor Ort die Barcodes der Messebesucher via Smartphone, verfassen direkt Gesprächsnotizen oder lösen individuelle Mailings aus. Ein genialer Mehrwert für Ihre Veranstaltung, Ihre Aussteller und die Teilnehmer!

Mehrsprachigkeit
Sie legen im Backend selbst fest, auf welchen Sprachen eine Eventregistrierung möglich ist. Es gibt keine Grenzen in den Sprachen, die Textbausteine in der jeweiligen Sprache pflegen Sie eigenständig und individuell.

MyDay
Hier erfahren Sie in einer Übersicht was sich seit Ihrem letzten Login getan hat. Verpassen Sie keine Anmeldung und keine Korrektur mehr. EM.EX MyDay wird auf Ihre persönlichen Bedürfnisse und Auswertungen angepasst.

Onlinepayment
Stellen Sie Ihren Veranstaltungsteilnehmer per Schnittstelle alle bequemen Zahlmethoden zur Verfügung, um eine möglichst hohe Sofortzahlungsbereitschaft zu erzielen. Wir arbeiten mit einem zertifizierten Anbieter auf höchstem Sicherheitsniveau.

Programmbuchungen
Egal ob Messeticket, Kongresskarte oder Eventprogrammpunkte: mit EM.EX legen Sie alle buchbaren Items an, vergeben Kontingente und verwalten Abhängigkeiten in der Buch- und Sichtbarkeit selbst.

Programmplanung
Mit EM.EX verwalten Sie Ihr gesamtes Veranstaltungsprogramm per Drag and Drop: eingereichte Abstracts oder selbst angelegte Programmpunkte werden so im Handumdrehen zu einem übersichtlichen Veranstaltungsprogramm. Der Programmplaner sorgt zudem für die Darstellung Ihres Programms auf der Eventwebsite und Ihre Teilnehmer können sich daraus ihr individuelles Programm zusammenstellen – der ideale Planer für mehrsträngige Konferenzen.

Reise- und Shuttleverwaltung
Die Reiseplanung von Referenten oder die Shuttlekoordination der VIPs erfordert ein Höchstmaß an Aufmerksamkeit. EM.EX unterstützt Sie beim Verwalten der komplexen Daten und sorgt durch eine Kontingentverwaltung für die nötige Planungssicherheit.

Rollen- und Rechteverwaltung
Nur schauen, nicht anfassen. Was einem die Eltern schon im Kindesalter lehren, setzt sich beim Teilnehmermanagement fort. Mit einer Rollen- und Rechteverwaltung legen Sie selbst fest, welcher User welche Rechte erhält.

Stammdatenverwaltung
Teilnehmerstammdaten werden über die Onlineanmeldeplattform gesammelt und von Ihnen im Backend verarbeitet, gefiltert oder weiterverwendet. Die übersichtliche Darstellung der Teilnehmerdatensätze sorgt für den nötigen Überblick aller gemachten Angaben. Mit EM.EXchange verhindern Sie bei mehreren Events oder Folgeveranstaltungen sogar die Entstehung von Doubletten.

Stapelverarbeitung
Bei der Verwendung von EM.EX als Multieventlösung legen Sie selbst fest, welche Daten wann synchronisiert werden. Mit der Stapelverarbeitung behalten Sie stets den Überblick über zu synchronisierende Daten, dabei entstehende Konflikte und möglichen Lösungen.

Teilnehmerkommunikation
Antworten Sie auf individuelle Anfragen Ihrer Teilnehmer direkt aus EM.EX. Mit dem individuellen Mailversand aus EM.EX entsteht eine Kontakthistorie, die dafür sorgt, dass sich auch Ihre Kolleginnen und Kollegen übersichtlich in jede Einzelkorrespondenz bei weiteren Teilnehmeranfragen einlesen können.

Ticketing
Schneller Verkauf von Messetickets ohne aufwändiges Anlegen von Besucherstammdaten? Mit EM.EX kein Problem. Mit unserem Ticketingmodul in Kombination mit einem Touchscreen werden Sie auch großen Besucheranstürmen Herr.

Veranstaltungskonfiguration
Sie definieren die Schrittreihenfolge der Onlineregistrierung, legen selbst fest, welche Felder abgefragt werden und welche davon Pflichtangaben sind. Mit der Veranstaltungskonfiguration erstellen Sie schnell und zuverlässig neue Registrierungsplattformen im individuellen Design.

Zahlungsverwaltung
Neben dem Onlinepayment buchen Sie in EM.EX auch Zahlungen per Überweisung. Per Import aus jedem beliebigen Drittsystem verwalten Sie die Zahlungen Ihrer Teilnehmer tagesaktuell und sind damit stets über den aktuellen Einnahmenstatus Ihrer Veranstaltung informiert.

Zusatzprogrammierungen
Der dargestellte Funktionsumfang reicht noch nicht aus oder Sie haben ganz individuelle Bedürfnisse an Ihr Teilnehmermanagement? Sie benötigen eine Liveschnittstelle zu Drittsystemen? Sie möchten Bestandsdaten in EM.EX übernehmen? Dann sollten wir uns unterhalten: wir freuen uns auf Ihren Anruf!
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