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Mehr zur Kongressorganisation

„Das haben wir immer so gemacht.“ ist einer der ersten Sätze, die wir versuchen, aus den Köpfen unserer Kunden zu bekommen, wenn wir einen Fachkongress übernehmen. Diesen Satz auch bei der dritten und vierten Auflage der Zusammenarbeit nicht selbst in den Mund zu nehmen, ist selbstverständlich, denn Zufriedenheit beutet Stillstand.

Wir verstehen die Organisation von Kongressen nicht als reine Abarbeitung logistischer Anforderungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren. Diese Disziplin ist gewiss abzuleisten, setzen wir jedoch voraus.

Unser Verständnis einer modernen Kongressorganisation ist es vielmehr, ein zukunftsfähiges Gesamtkonzept zu erarbeiten, den Fachkongress als Produkt zu verstehen und der Zielgruppe auf den richtigen Kanälen – analog wie digital – Zugang zur Veranstaltung zu ermöglichen.

Gesamtorganisation | Projektsteuerung
Eine funktionierende Logistik ist die Basis eines jeden erfolgreichen Kongress. Das Zusammenspiel der Dienstleister muss gekonnt aufeinander abgestimmt werden, die Zahnrädchen ineinander greifen. Ein strukturiertes Projektmanagement mit der Bündelung von Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt sorgt für einen reibungslosen Organisationsprozess und ein professionelles Außenbild Ihres Fachkongresses.

Programmplanung | Veranstaltungsarchitektur
Stuhlreihen und Frontalvorträge sind genau das richtige Format…, wenn sie mit Interaktionsmöglichkeiten durch die Teilnehmer angereichert werden. Ein Kongressprogramm wird nicht dadurch gut, dass möglichst viele namhafte Redner auf die Bühne gehen. Ein Kongressprogramm ist dann gut, wenn möglichst viele Teilnehmer einen individuellen Nutzen aus ihrem Kongressbesuch ziehen können. Wir überlegen mit Ihnen gemeinsam, wie wir diesen Zustand erreichen können.

Referenten- | Teilnehmer- | Ausstellungsmanagement
Hier trifft nötige Logistik auf wünschenswerte Konzeptionsarbeit. Neben der Reise- und Hotelplanung für Referenten, übernehmen wir die gesamte Kommunikation und Koordination der Sprecher und Sitzungsleiter. Im Teilnehmermanagement sind wir ohnehin zu Hause und bringen alle infrastrukturellen Voraussetzungen mit, um die Teilnehmerbetreuung von der Anmeldung und Abrechnung über die Onsitebetreuung bis hin zur Nachkommunikation professionell zu begleiten. Im Bereich Ausstellungs- und Sponsoringmanagement denken wir über Ausstellungsstand, Logopräsentation und Websiteverlinkung hinaus, erarbeiten individuelle Pakete und Präsentationsformate für Ihre Industriepartner.

Marketingplanung | Veranstaltungswerbung
Save-the-Date-Flyer, Call for Papers, Vorprogramm und Hauptprogramm, flankiert von einer Anzeige in einer Fachzeitschrift. Da geht noch etwas mehr: die für den Fachkongress entstehenden Inhalte gekonnt in Szene zu setzen, zu bereichern um Interviews mit den Referenten und Videoaufzeichnungen der Vorträge sind nur einige Beispiele, um einen Fachkongress über die Veranstaltungslaufzeit hinaus erlebbar zu machen und die Inhalte zum Mittelpunkt der Teilnehmerwerbung werden zu lassen.
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