Neues zum Datenschutz im Teilnehmermanagement

Wie lange dürfen Teilnehmendendaten nach einer Veranstaltung gespeichert und weiterverarbeitet werden?

• Grundsätzlich dürfen Daten nicht weiter erhoben und verarbeitet werden, sobald der Zweck der Erhebung und der Verarbeitung entfällt. Ist die Veranstaltung vorüber, entfällt dieser Zweck demnach. Die Daten sind demnach zu löschen.
• Eine betroffene Person hat das Recht auf Löschung gem. Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Veranstalter sind dazu verpflichtet, Teilnehmendendaten unverzüglich zu löschen, sobald die Daten nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, notwendig sind.
• Es können allerdings andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten einschlägig sein, die eine weitere Verarbeitung beim Verantwortlichen sogar erfordern. Solche Aufbewahrungspflichten ergeben sich beispielsweise aus dem Steuer- oder Handelsrecht. Demnach sind z.B. Rechnungsbelege gem. §147 AO i.V.m. §257 HGB 10 Jahre aufzubewahren.

Fazit: Es ist wichtig, zwischen kostenfreien und kostenpflichtigen Buchungen zu unterscheiden. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen gibt es Rechnungen und Buchungsdaten, für die die Daten noch wichtig sind und evtl. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Unser Tipp: Fragen Sie für Ihren konkreten Fall bei Ihrem Datenschutzbeauftragten nach. Unsere Einschätzung stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht.